S’essayer chez 5 Degrés avec un projet commun inter-practices

Interview de Solène - le lancement du projet 5Discovery d’un point de vue Product Management

Le projet 5Discovery est un projet interne chez 5 DEGRES dans lequel chaque Practice / chaque collaborateur peut s’investir. Il répond à une problématique clairement identifiée au sein des Ressources Humaines : Comment améliorer le taux de conversion entre le nombre d’entretiens réalisés et le nombre d’offres acceptées par les candidats ?

A partir de cette problématique, nous avons pris conscience que le process de recrutement devait évoluer afin de convaincre nos candidats de rejoindre l’aventure.

Ainsi, la solution à laquelle nous avons pensé et qui est en cours de développement est un produit web. Plus précisément, nous parlons ici d’un site « caché », partagé aux candidats après leur premier contact avec 5 DEGRES.

Solène, Consultante Product Owner / Coach agile et Product Manager sur le sujet, nous en dit plus dans cette interview 100% dédiée au projet.

Comment as-tu identifié cette problématique avec l'équipe ?

Nous avons appliqué la méthode du double diamant pour la conception du produit. En ce qui concerne la problématique, c’est la première phase du diamant qui nous a permis de clairement l’identifier : LE PROBLEME. Il se découpe en deux étapes :

  • Première étape de divergence pour explorer les potentiels problèmes et frustrations rencontrés par les utilisateurs : nous avons effectué des entretiens auprès des Ressources Humaines et des fonctions Commerciales ainsi qu’auprès de potentiels candidats 5 DEGRES.
  • Deuxième étape de convergence vers une problématique clairement identifiée.

Comment avez-vous su que le site « caché » était une solution adaptée à la problématique identifiée ?

A partir de la problématique identifiée, les consultants des practices Product Design et Product Management ont réalisé une phase d’idéation de la solution (deuxième phase de la méthode du double diamant : LA SOLUTION), notamment grâce aux entretiens utilisateurs effectués qui nous ont permis d’identifier une liste d’idées. Cette liste d’idées nous a mené vers la solution : le site « caché ».

Les idées ont ensuite été retranscrites en user stories et classées grâce à la méthode MoSCoW. Les prochaines user stories seront classées par la méthode RICE afin que les practices s’essaient sur cette méthodologie et puissent la comparer à la méthode précédemment utilisée.

Une fois le backlog d’user stories validé et priorisé, la practice Product Management en collaboration avec les Ressources Humaines, a créé une première landing page. Plus concrètement, il s’agit d’une page web expliquant le projet ainsi que la solution qui va être développée. Un questionnaire a été associé à cette landing page afin de récolter des feedbacks sur la solution et proposer à ceux qui le souhaitent de renseigner leur e-mail afin d’être tenus informés du lancement de la solution, ou d’intervenir en tant que beta testeurs.

Cette landing page sera prochainement partagée aux candidats en process de recrutement chez 5 DEGRÉS. Ainsi, nous allons pouvoir identifier le nombre de candidats qui se sont connectés au site, le nombre de candidats ayant répondu au questionnaire et le nombre de candidats ayant renseigné leur adresse e-mail et le comparer au nombre total de candidats qui ont reçu le lien. Ces chiffres nous permettrons de savoir si la solution proposée plait ou non aux candidats.

Quelles sont les fonctionnalités principales de 5Discovery ? 

Le but principal du site « caché » est de fournir de l’information sur 5 DEGRÉS aux candidats. Les fonctionnalités majeures sont donc dans la transmission d’informations :

  • Présentation des collaborateurs par Practice (photo, parcours professionnel chez 5 DEGRES, description libre…)
  • Partage d’articles rédigés par les collaborateurs (retour d’expérience évènement, projets internes, articles de blog…)
  • Mise en avant d’informations pratiques concernant l’agence : visite virtuelle des bureaux, bons plans du quartier (restaurants, accessibilité…)
  • Récap’ des évènements en cours et à venir au sein de l’agence (évènements FrenchProduit, évènements sportifs, afterworks, soirées annuelles…)

Avez-vous identifié des KPI (Key Performance Indicator) pour mesurer le succès de ce produit ?

Oui, nous avons identifié plusieurs KPI qui seront analysés une fois le site en production :

  • Le nombre de réponses reçues aux sollicitations RH
  • Le nombre de CV reçus par canal de diffusion (site internet, réponse à une annonce…)
  • Le taux d’acceptation de l’offre par les candidats suite aux entretiens de recrutement
  • Le taux de rétention à la fin de la période d’essai
  • Le taux de rétention à N+1

Ces KPI ont été relevés avant le lancement du site afin d’effectuer une comparaison de ces KPI avant et après lancement.

Quels sont les facteurs clés de réussite de 5Discovery ?

Au-delà des KPI, nous avons conscience que la réussite de ce projet passe également par deux aspects primordiaux :

  • L’engagement des collaborateurs auprès de cette solution. Il est primordial que les collaborateurs s’approprient le site, qu’ils le fassent vivre via la publication d’articles, en réagissant aux publications des autres collaborateurs, en mettant à jour les événements etc.
  • L’apport de valeur au process de recrutement sans l’alourdir. Nous pourrons mesurer cet aspect grâce au ratio « nombre de candidats ayant reçu le lien du site caché VS. nombre de candidats qui se connectent au site caché » et un questionnaire de satisfaction.

Comment vous êtes-vous organisés pour avancer sur ce projet ?

Chaque consultant est libre de travailler sur ce projet lors de ses temps d’intercontrat.

Pour le lancement de la phase de delivery, des collaborateurs des Practices Product Development, Product Mangement et Product Design étaient disponibles pour travailler ensemble sur ce projet.

Ayant conscience qu’un avancement n’est possible que lorsque des consultants sont en intercontrat, nous avons fait le choix d’utiliser des outils et un framework répandus et connus :

  • Le projet fonctionne via le framework SCRUM de la méthodologie Agile. Les sprints sont de deux semaines et nous effectuons les cérémonies agile (daily, sprint planning, review, retro) ainsi que des raffinements.
  • Jira est utilisé pour la gestion des US et des sprints.
  • Tuleap est utilisé pour le CI/CD (Continuous Integration/Continuous Delivery)
  • La méthode du double diamant, qui s’appuie sur les principes de divergence et de convergence. Le premier diamant permet d’identifier un problème : on va diverger dans un premier temps pour identifier les problématiques (recherche exploratoire, entretiens utilisateurs, étude de marché…), puis converger vers une unique problématique (ateliers cibles, sondages…). Le deuxième diamant permet d’identifier une solution : on va diverger en explorant toutes les solutions possibles, puis on va converger vers une unique solution grâce aux tests de prototypes par exemple.

Le podcast « Construire un MVP en 10 étapes » de Delphine Ruaro pour le podcast Product Squad. Nous nous sommes inspirés de l’expérience de Delphine Ruaro, anciennement PM chez Zopa pour la validation de l’idée via une landing page.

 

 

  • La méthode MoSCoW : permet de classer les user stories par ordre de priorité selon les critères ci-dessous :
    • Must have : fonctionnalités INDISPENSABLES, non négociables et obligatoires pour le produit (raisons juridiques, de sécurité ou commerciales)
    • Should have : fonctionnalités importantes, qui ne sont pas vitales mais qui apportent une valeur importante au produit
    • Could have : fonctionnalités sympas mais non indispensables pour la réussite du produit
    • Won’t have : fonctionnalités non prioritaires pour le produit, ne génère pas assez de valeur produit à date
  • La méthode RICE : permet de classer les user stories par un score de points :
    • Reach : nombre de personnes que la fonctionnalité touchera dans un laps de temps donné
    • Impact : mesurer l’impact de la fonctionnalité (quantitativement ou qualitativement)

 

3 = impact massif

2 = impact élevé

1 = impact moyen

0,5 = impact faible

0,25 = impact minimal

 

  • Confidence : indice de confiance, à quel point de confiance avons-nous réaliser les hypothèses R&I (intuition ou grâce à de la data?). C’est un % (> 80% confiance élevée, < 50% priorités sont ailleurs)
  • Effort : complexité pour atteindre l’objectif (quantité de travail)

=> Score RICE = (R*I*C)/E

Quel est l’avenir de ce projet ?

  • Ici, nous avons détaillé les fonctionnalités majeures du MVP (Minimum Vialable Product). Après le lancement de cet MVP et l’analyse des KPI, nous envisageons d’élargir et itérer la solution pour qu’elle puisse également répondre à la problématique sœur des équipes commerciales : Comment améliorer le taux de réponses positives de la part des prospects afin que ces derniers deviennent des clients 5 DEGRÉS ?

    Dès le lancement de ce site « caché » en production, nous utiliserons des outils tels que Hotjar afin de récolter de la data sur les sessions des utilisateurs (durée des sessions, pages visitées…). Ces informations nous permettrons ainsi d’envisager de nouvelles fonctionnalités et améliorer les existantes.

Le petit plus de ce projet en interne ?

Ce projet a plusieurs petits plus. Il répond à une problématique interne clairement identifiée mais permet également aux consultants :

  • De travailler avec d’autres consultants 5 DEGRÉS
  • D’essayer de nouvelles technologies ou méthodologies de travail
  • D’apprendre des autres Practices
  • D’optimiser leur temps passé en intercontrat

 

Envie de rejoindre une équipe dynamique où collaboration et bienveillance sont les maîtres-mots ?

Une seule adresse ➡️ contact@5degres.com

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Solène Guilletat

Consultante Product Owner / Coach Agile & Product Manager du projet 5Discovery

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